Pravila pisanja E-maila

Dobar i loš način da završite poslovni E-mail

Email pravila

Pisanje E-maila je jednostavno ukoliko se pridržavate određenih pravila.
Na početku samog maila potrebno je da unesete Subject.
Subject je obavezan u svakom mailu kako bi osoba kojoj šaljete mail znala o čemu je reč. Najbolje bi bilo da je naslov maila što kraći i koncizniji kako ne bi došlo do zabune.
Primer zašto je naslov važan: Vaš kolega je na poslovnom sastanku i očekuje da mu pošaljete dokument koji mora da prezentuje klijentu. Vi mu šaljete dokument, bez naslova, a kolegi pritom pristigne jos 5 mailova. Vaš mail je sada među ostalim neotvorenim mailovima, neprimećen i kolega ga ne otvara. Sastanak prolazi, kolega je bez dokumenta. Dalji scenario možete pretpostaviti.

Obraćanje na početku maila započinjete sa “Poštovani”, što je deo poslovnog bontona i poštovanja sagovornika. Persiranje u pisanoj i verbalnoj komunikaciji poslovnih saradnika je obavezno sve dok jedna strana ne odobri drugačije obraćanje.

Mailovi moraju biti pismeni i potrebno je da se bar dva puta vratite na vaš sadržaj kako bi proverili i eventualno ispravili grešku u tekstu. Delove maila nemojte pisati velikim slovima, jer to znači da ”vičete” na osobu sa kojom komunicirate i ostavljate loš utisak.

Mail bi trebalo da završite sa “Srdačan pozdrav” i vašim potpisom ukoliko prvi put nekome pišete. Prilikom učestale komunikacije mail možete završiti i u neformalnom tonu, pristojno i sa potpisom vašeg imena. Završni pozdrav prati način na koji je oblikovan uvodni pozdrav.

Dobar i loš način da završite poslovni E-mail

Stručnjaci se slažu da je najbolje mejl završiti sa “Best” ukoliko ga pišete na engleskom jeziku, pre nego sa "All the best" ili "All best".

Primeri pozdrava koji nisu preporučljivi, ili bar ne u svim situacijamam, prema ekspretima za biznis bonton Barbara Pahter, Dejvid Šipli i Vil Švalbe.

1. Hvala
Nemojte ovako zavšravati mejl ukoliko niste zaista zahvalni sagovorniku na nečemu što je uradio. Ako ste unapred zahvalni za nešto što tek očekujete da neko uradi, onda "hvala" zvuči kao komanda i u tom slučaju je neprihvatljiva.

2. Hvala još jednom
Ovo je još gore ukoliko je "ponovljena komanda", a ne iskrena zahvalnost.

3. Hvala najlepše
Ovo je u redu, opet, ako nije zahvalnost za nešto što će neko možda tek učiniti.

4. Skraćenice (TNX - hvala, itd.)
Univerzalno neprihvatljive, kao i sleng. Zvuči konfuzno i neprofesionalno.

5. Sve najbolje
Praksa je da što više reči koristite, pozdrav činite toplijim i prisnijim. Ipak, nekome će se ovakav pozdrav učiniti suviše "plahovitim". Jer, da li zaista nekome šaljete sve svoje najbolje želje ili je to samo fraza?

6. Najbolje želje
Malo formalnije od "sve najbolje", ali nije loše ako je u pitanju inicijalni kontakt.

7. Iskreno vaš
Ako se ne radi u propratnom pismu poslodavcu, izbegavajte ovaj pozdrav. Jedino je prihvatljivo ukoliko počinjete mejl sa Dragi/Draga...

8. Unapred se radujem
Ovo je skroz u redu, ako pretpostavimo da ćete se sa tom osobom zaista videti u skorijoj budućnosti. U svakom drugom slučaju izbegavajte.

9. Čujemo se uskoro (Pričamo uskoro, Više uskoro)
Samo ako zaista želite da se čujete sa tom osobom. Ako ne želite, ovo nije ispavna opcija.

10. Živeli!
Malo pretenciozno i ne baš preporučljivo ukoliko niste zaista bliski sa osobom kojoj pišete.

11. Samo potpis
Ako pre vašeg imena ne stavite nikakav pozdrav, to zvuči hladno i kao da ste prebrzo završili prepisku.

12. Samo prvi inicijal
Ako se potpisujete samo inicijalom (A. za Ana), zvučaćete konfuzno i u žurbi. Ljudi neće znati kako da vam se obrate u sledećem mejlu.

13. Vaš/Tvoj ili Vaša/Tvoja
Ako već koristite ovakvu vrstu pozdrava, trebalo bi da to bude upućeno osobi koju poznajete ili sa kojom ste donekle bliski.

14. S poštovanjem
Zvuči pomalo "uštogljeno", ali je veoma primenjivo ukoliko je u pitanju ugledna osoba, ili neko u godinama.

15. Čuvajte se
Može da izazove paranoju. Ne zaboravite da ovakav pozdrav u sebi ima i "medicinsku konotaciju", kao da vi znate da je taj kome upućujete ovaj pozdrav u opasnosti, a on ne zna.

16. Pozdrav
Previše formalno, ali prihvatljivo ako ne možete da se setite ničeg boljeg.



napisao/la Katarina